株式会社Solis（以下「当社」といいます。）は、個人情報（個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）第2条第1項に定める情報をいいます。）を適切に保護することが重要であると認識し、以下のように会社として取り組み、事業活動を進めていきます。

（1）適切な個人情報の収集、利用、提供、預託を行います。個人情報を本人の意思に反して収集、利用、提供、預託することは、権利の侵害になると共に、事業者としての信頼を失うことになります。そのため、個人情報の収集、保有、利用、提供、預託のルールを明文化し、個人情報の適切な収集、保有、利用、提供、預託を行います。具体的には、当社のプライバシーポリシーにおいて、個人情報の収集の方法、収集する個人情報の範囲、個人情報の利用目的、第三者提供、当社のプライバシーポリシーの変更、並びにお問い合わせ先等を明文化いたします。個人情報保護法等の法令により認められる場合を除き、当該個人の事前承認なく第三者に個人情報を提供することはありません。また、個人情報を業務委託先に提供する場合は、守秘契約等によって業務委託先に個人情報の保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に個人情報を取り扱うように管理いたします。

（2）個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止する対策を行います。個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止するため、不正アクセス対策等の情報セキュリティ対策を行います。

（3）法令及びその他の規範を遵守します。個人情報の取り扱いに関して、個人情報保護法をはじめとする個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守するとともに、社内規程に準拠して行動します。また、当社役職員に教育・啓発を実施します。

（4）個人情報保護に関する苦情及び相談に対応する窓口を設けて、適切に対応するよう努めます。

（5）当社のプライバシーポリシーの変更等 当社は、必要に応じて、プライバシーポリシーを変更することができるものとします。但し、法令上当社のサービスのご利用者等（以下、「お客様」といいます）の同意が必要となるようなプライバシーポリシーの変更を行う場合、変更後のプライバシーポリシーは、当社所定の方法で変更に同意したお客様に対してのみ適用されるものとします。 プライバシーポリシーを変更する場合には、変更後の規定の施行時期及び内容を当社のサービスサイト上での表示その他の適切な方法により周知し、又はお客様に通知します。最終の更新日については、本ページ下部の「最終更新日」の表示をご参照下さい。

個人情報の取り扱いについて

1. 個人情報の取得

当社は、個人情報を適正な手段によって取得します。当社が当社のサービスのご利用者等（以下「お客様」といいます。）から個人情報を収集させていただく場合の個人情報の利用目的は、お客様又はお客様の情報の種類ごとに以下の通りです。お客様に別途利用目的の通知又は公表した場合は、当該通知又は公表された利用目的とします。また、目的の範囲内であっても、違法又は不当な行為を助長又は誘発するおそれがある方法でお客様の個人情報を利用しません。

■キャリア管理サービスの利用者情報

当社は、キャリア管理サービス利用者が、当社ウェブサイトその他当社が別途定めるフォームに個人情報を入力又は記入されることにより、直接キャリア管理サービス利用者の個人情報を取得します。当社とキャリア管理サービス利用者の間でキャリア管理サービスの利用に係る契約を締結するためには、当社がキャリア管理サービスの個人情報を取得する必要があります。キャリア管理サービス利用者には、個人情報の提供義務はありませんが、個人情報をご提供いただけない場合には、当社とのキャリア管理サービス利用に関する契約を締結することができませんので、ご了承ください。 

（1）キャリア管理サービスの登録、個人認証及び不正利用防止

（2）各種サービスの提供、維持、保護

（3）サービスの利用に関する重要なお知らせ等、必要に応じた連絡

（4）キャリア管理サービス利用者の承諾に基づく、Solis利用企業への個人情報の第三者提供

（5）Solis利用企業が提供する人材紹介サービス等の登録又は利用。

（6) Solis利用企業が定める個人情報の利用目的を達成するため

（7）当社又は第三者の製品・サービス、各種イベント、キャンペーン等のご案内DMその他各種お知らせの配信又は送付

（8）ウェブサイトその他各種媒体等に掲載するため、個人を識別できない形式に加工した統計データの作成及び分析

（9）当社のサービスの改善又は新規サービスの開発若しくはマーケティング

（10）キャンペーン、アンケート、モニター、イベント等の案内及び受付、若しくは取材の実施、又は記念品若しくはプレゼント等の発送のため

（11）当社のサービスに関するご意見、お問い合わせへの対応のため

（12）サービスのご請求等のため

（13）アクセス状況の分析のため 

※キャリア管理サービスの個人情報は、サービスの運営目的上、サービス利用者の同意を得た範囲で、Solis利用企業にデータ連携の形で第三者提供されることになります。

【第三者提供を行う個人情報の項目】

氏名、メールアドレス、生年月日、性別、住所、電話番号、学歴、資格、職歴

【第三者提供の手段又は方法】

Solis上でのデータ連携（初回登録時、変更時）

【第三者提供先】

Solisの利用企業各社

■Solis利用企業情報

当社は、Solis利用企業が、当社ウェブサイトその他当社が別途定めるフォームに個人情報を入力又は記入されることによりSolis利用企業に係る個人情報を取得します。当社とSolis利用企業の間で契約を締結するためには、当社がSolis利用企業の個人情報を取得する必要があります。Solis利用企業には、個人情報の提供義務はありませんが、個人情報をご提供いただけない場合には、当社とのSolis利用に関する契約を締結することができませんので、ご了承ください。

（1）利用企業の登録、ユーザ認証

（2）利用企業等向けサービスの提供

（3）サービスの利用に関する連絡、メールマガジン、DMその他各種お知らせの配信又は送付

（4）ウェブサイトその他各種媒体等に掲載するための情報の加工、統計及び分析

（5）サービスの改善又は新規サービスの開発若しくはマーケティング

（6）キャンペーン、アンケート、モニター、イベント等の案内及び受付又は取材の実施

（7）サービスに関するご意見、お問い合わせへの対応のため

■取引先情報

・当社の取引先管理

・取引に関する連絡・協力・交渉・契約の履行・履行請求・営業活動等

■セミナー・名刺情報

・当社の製品・サービス・イベント・セミナー・キャンペーン・アンケートなどの情報提供とお問い合わせ対応、それらの改善・新規開発、及び業務提携先の製品及びサービスの情報提供

・当社のサービスの案内について当社からの連絡やニュースレター配信等の営業活動

・統計データ作成のため

■受託業務に伴いお預かりする情報

・受託業務の実施に必要な範囲内で、委託元との契約履行のため

■当社のアンケートにお答えくださった方又は各種ご意見、お問い合わせ等をいただいた方に関する情報

・今後のサービス向上のためのアンケート結果、ご意見の集計のため

・いただきましたご意見、お問い合わせ等への回答のため

■当社への採用に応募された方の情報

・従業員の採用活動（選考に関する連絡、情報提供等）の実施

・統計、資料等の作成

■当社の役員、従業員とその家族、及び退職者に関する情報

・人事管理、給与支払その他労務管理

・福利厚生及び安全衛生管理

・教育・研修の実施

・福利厚生

・業務連絡及び緊急時の連絡

・広報活動

・懇親等の必要に応じた連絡

■防犯カメラ映像

・当社施設内及び当社が管理する施設内の安全確保のため

2. 個人情報の利用

当社は、あらかじめお客様の同意を得た場合、及び法令等により例外として取り扱われる場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うことはありません。

3. 個人情報の第三者提供

当社は、キャリア管理サービス上でキャリア管理サービス利用者から個別に第三者提供の同意を取得した場合を除き、お客様の事前の同意を得ずに、個人情報を第三者に開示・提供することはありません。ただし、以下の場合は、お客様本人の同意なく個人情報を第三者に開示することがあります。また、お客様の個人情報を業務委託先に提供する場合は、守秘契約等によって業務委託先に個人情報保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に個人情報を取り扱うように管理いたします。

① 法令に基づく場合

② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

⑤ 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合

⑥合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

4. 個人情報の委託

当社は、業務を円滑に進めお客様等により良いサービスを提供するため、お客様等の個人情報の取扱いを協力会社に委託する場合があります。ただし、委託する個人情報は、委託する業務を遂行するのに必要最小限の情報に限定するとともに、委託先との間で取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を行います。

5. 安全管理措置

個人情報の漏えい、滅失又は棄損等を防止するため、以下のような対策を講じて適切な管理を行います。

【基本方針の策定】

個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情の窓口をお知らせするため、プライバシーポリシーを定めています。

【個人データの取り扱いに係る規律の整備】

個人情報の漏洩等の防止その他個人情報の安全管理のため、「個人情報保護規程」を定め、役員及び従業員に遵守させるよう努めています。

【組織的安全管理措置】

個人情報の取扱いに関する責任者（個人情報保護管理責任者）を設置し、個人情報を取扱う作業責任者及びその取扱い範囲を明確にしています。また、法令や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理責任者への報告連絡体制を整備しています。個人情報取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署によるチェックを実施して把握し、安全管理措置の評価、見直し、改善に取り組みます。

【人的安全管理措置】

個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に定め、従業員に対し、定期的に個人情報取扱いに関する研修を実施しています。

【物理的安全管理措置】

個人情報を取扱う区域の入退出管理ルールを策定し、入退出管理、持ち込み機器等の制限、閲覧制限の管理をしております。個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失等の防止及び持ち運ぶ場合に容易に個人情報が判明しないための措置を講じています。個人情報が記録された書類、機器、電子媒体等は、個人情報を復元できない方法で廃棄しています。リモートワークについては、リモートワークに関する社内規程及びガイドラインを定め、従業員に対し遵守させています 。

【技術的安全管理措置】

個人情報を取扱う情報システムについて、業務上使用する必要性のある最小限の範囲となるようアクセス制御を実施して、アクセス可能な当社従業員及び当該従業員が取扱う個人情報の範囲を限定しています。また、個人情報を取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用しています。

【外的環境について】

外国において個人情報を取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

【委託先の監督】

個人情報の取扱いの全部又は一部を第三者へ委託する場合は、委託先の第三者において個人情報を安全に管理するための措置が適切に講じられるよう、適切な委託先の選定を行います。また、選定した委託先との間では、委託契約を締結の上、定期的に監査を行う等により委託先における委託された個人情報の取り扱い状況を把握するなど、適切に委託先の管理及び監督を行います。

【保持期間】

個人情報の保持期間は、第1項各号に定める種別により、個人情報が記録保存される当社のサービスの利用を終了し、退職し、又は採用活動が終了した後、５年です。保持期間を延長する場合、当社は、お客様にあらかじめ延長期間をご連絡の上、承諾を取得いたします。

6. 個人情報に関するお問い合わせ

（1）ご本人からの自己の個人情報についての開示（第三者提供記録の開示を含みます）、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知(以下「開示等」といいます)のご要望がある場合、又は苦情をお申し出になる場合は、以下の電子メールアドレスの問合せ窓口に次の事項をご記載いただいたメールをご送信下さい。当社にて対応させていただきます。個人情報の開示及び利用目的の通知に関しては、手数料として当社に1,000円をお支払いいただきます。なお、お支払いの方法については、要望があった後メールにてご案内させていただきます。 ① お客様番号 ② お名前 ③ ご住所 ④ ご連絡先電話番号 ⑤ ご要請内容

（2）個人情報の内容に誤りがあり、ご本人から訂正、追加、削除の請求がある場合にも 1)と同じ窓口に同事項を記入の上、ご本人がご連絡ください。

本プライバシーポリシー及び当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せ窓口／苦情の申し出先 電子メール: corp@solis-sys.com

開示等のご請求の申し出先 電子メール:corp@solis-sys.com

7. 当WEBサイトにおける個人情報取扱いについて

（1）クッキー（cookie）について

当Webサイトでは、サイトの利用状況やユーザの動向、サイト閲覧時間等を把握しお客様へのサービスを向上するために、クッキーを使用する場合があります。クッキーとは、お客様がWebサイトの閲覧等をした際に、ブラウザとサーバーの間で送受信される小さなファイルです。お客様のコンピューターの所定の場所に記録・保存される小さなテキストファイルのことで、システムが個々のユーザを認識するために使用していますが、ユーザ個人を識別することはできません。当Webサイトで利用するクッキーの情報は、当Webサイトの操作性と利便性を向上する目的以外には意味を持ちませんが、お客様のご希望に応じて、ご使用のブラウザの設定によりクッキーの受け入れを拒否・無効に設定することも可能です。ただし、クッキーを受け入れない設定にすると、当Webサイトの一部の機能をご利用いただけなくなります。

（2）アクセスログについて

当Webサイトでは、アクセスログからIP（インターネットプロトコル）アドレス、ブラウザの種類、ISP（インターネットサービスプロバイダ）オペレーティングシステムなどの情報を収集しています。収集した情報は、統計情報、サイト管理情報として当Webサイトの利用傾向の調査・分析などに使用しますが、個人情報に反映されることはございません。

2024年1月1日：制定・施行